kaupunginhallitus
Pöytäkirja 29.01.2024/Pykälä 21

khall 29.01.2024 § 21  

128/02.08.01/2023  

Päätös Ehdotukset hyväksyttiin.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. merkitä muutosohjelman toimeenpanoon liittyvät valmistelut tiedoksi ja

2. ehdottaa, että valtuusto merkitsee toimeenpanon valmistelutilanteen tiedoksi.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija kaupunginjohtaja Jari Parkkonen, puh. 0400 862 977, hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi, puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Kaupunginhallitus on kokouksessaan 6.11.2023 hyväksynyt muutosohjelman toimeenpanosuunnitelman ja valmistelua on tehty suunnitelman mukaisesti. Kaupunginhallitusta on myös informoitu selvitysten ja valmistelujen etenemisestä ja sisällöstä sekä joulukuun että tammikuun kokouksissa.  

 Muutosohjelman linjauksia on toteutettu erityisesti talouden osalta osana talousarvioprosessia ja linjaukset on huomioitu mm. veroja koskevissa päätöksissä sekä mm. vesilaitoksen taloutta koskevissa päätöksissä.

 Muutosohjelmaan liittyen on joulukuussa toteutettu myös esihenkilökysely. Esihenkilökyselyn kooste on nähtävänä kaupunginhallituksen Cloudmeetingin tiedostoissa ja sen tulokset esitellään kokouksessa. Lisäksi esihenkilöitä osallistetaan valmisteluun työpajassa 25.1.2024.                           

 Lahden Seudun Kehitys LADEC Oy:n rahoitussopimukseen liittyminen

 Osana Heinolan kaupungin muutosohjelmaa ollaan valmistelemassa kaupungin siirtymistä LADEC:n palveluiden ja rahoitussopimuksen piiriin. TE-uudistuksen toteutuessa 1.1.2025 syntyy aikaisempaa suurempi tarve maakunnallisesti yhteisille ja laadukkaille yrityspalveluille.

 Lahden Seudun Kehitys LADEC Oy kehittää Lahden seudun elinkeinoelämän kasvun edellytyksiä ja kilpailukykyä sekä markkinoi seutua vetovoimaisena yritysympäristönä yhteistyössä kuntien kanssa.

 Tällä hetkellä yhtiö auttaa palveluillaan Asikkalassa, Hartolassa, Hollolassa, Iitissä, Lahdessa, Orimattilassa ja Padasjoella toimivia yrittäjiä ja yrityksiä yrityksen perustamiseen, kasvuun, kehittämiseen ja kansainvälistymiseen sekä seudulle sijoittumiseen liittyvissä asioissa. Yhtiön neuvonta on yrityksille maksutonta.Yhtiö tukee myös rahoittajakuntia niiden elinkeinopoliittisesti merkittävissä kehittämishankkeissa ja investoinneissa sekä vauhdittaa elinkeinoelämän alueiden toteutumista ja uusien yritysten sijoittumista alueelle. Palvelutarjonta on merkittävästi nykyistä kaupungin toimintaa laajempi ja antaa Heinolan kaupungille paremmat mahdollisuudet olla mukana seudullisessa kehittämisessä.

 Myös Kärkölän ja Sysmän kunta tekevät vastaavaa valmistelua Ladecin palveluiden piiriin liittymisestä. Muut rahoittajakunnat ovat osaltaan hyväksyneet rahoitussopimukseen mahdollisesti uusien osapuolten tuomat muutokset.

 Heinolan Työnantajayhdistyksen ja Heinolan kauppakamaritoimikunnan hallitukset ovat lokakuussa 2023 toimittamallaan kirjeellä ottaneet kantaa Lahden Seudun Kehitys LADEC Oy:n rahoittajasopimukseen liittymiseksi. Hallitukset ovat kirjeessään ehdottaneet neuvotteluiden käynnistämistä rahoittajasopimukseen liittymisestä. Kirjeessä on todettu, että hallitukset pitävät tärkeänä, että Heinolan alueen yrityksillä on mahdollisuus hyödyntää LADEC:n palveluja sekä osallistua Päijät-Hämeen kehityshankkeisiin ja kampanjoihin. TE-uudistuksen myötä seudullisen yhteistyön kehittäminen yhteisen kehitysyhtiön kautta tulee entistä tärkeämmäksi, kun työllisyysalueita on syntymässä kaksi.

Vesilaitoksen ja Tilakeskuksen erillisselvitykset ja eteneminen

Osana Heinolan kaupungin muutosohjelmaa on selvitetty myös tilakeskuksen kiinteistönhoidon palvelutuotannon yhtiöittämistä. Vesilaitoksen palveluiden osalta puolestaan on selvitetty vesilaitoksen operoinnin ulkoistamista. Selvitykset ja valmistelut perustuvat valtuuston hyväksymään muutosohjelmasuunnitelmaan. Tilakeskuksen selvitys on toteutettu ulkopuolisen asiantuntijan Talhalla Oy:n toimesta.

Molempien valmistelujen osalta tavoitellaan toiminta- ja huoltovarmuutta, toiminnan tehostamista, riskienhallintaa sekä pitkällä tähtäimellä rationaalista ja tehokasta tapaa toimia.

Tilakeskuksen osalta tavoitellaan myös erityisesti toiminnallisia konsernihyötyjä (palvelukonsepti, resurssointi ja asiakaslähtöisyys), talouden läpinäkyvyyttä ja kustannustehokkuutta sekä sujuvampaa hallintoa ja tilatehokkuutta. Lisäksi Tilakeskuksen osalta tavoitellaan synergiahyötyjä kahden yhtiön henkilöstön osaamista yhdistämällä (esim. isännöinti, tekninen osaaminen, sopimukset ja hallinto) ja palveluiden käyttäjän mahdollisuutta vaikuttaa, kun palvelun kustannukset tulevat läpinäkyväksi eivätkä esitetyssä mallissa ole enää vain osana sisäistä vuokraa.

Vesilaitoksen palveluiden osalta on käynnistetty hankintamenettely ja hankinnasta on ilmoitettu julkisten hankintojen HILMA-ilmoituskanavalla.  Hankintamenettelyn kohteena on Heinolan kaupungin vesilaitoksen toiminnan, asiakaspalvelun, laskutuksen ja kehittämisen operointi kokonaispalveluna. Operointi sisältää talousveden oton, prosessoinnin ja jakelun asiakkaille sekä jäteveden puhdistamisen lainsäädännön vaatimusten mukaisesti sekä molempien verkostojen toimivuuden varmistamisen (saneerausten suunnittelun, urakoiden kilpailutukset ja verkoston kunnon tilannekuvan koostamisen ja kaupungin katuyksiön konsultoimisen synergian saavuttamiseksi) operointisopimusmallilla.

Jatkokäsittely valtuusto

khall 06.11.2023 § 227 

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä muutosohjelman toimeenpanosuunnitelman liitteen mukaisesti.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija kaupunginjohtaja Jari Parkkonen, puh. 0400 862 977, hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi, puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Heinolan kaupungin johtamisjärjestelmä ja organisaatio on muuttunut hyvinvointialueuudistuksen myötä, kun sosiaali- ja terveyspalvelut siirtyivät Päijät-Hämeen hyvinvointialueelle vuoden 2023 alusta. Tällä on ollut myös merkittäviä taloudellisia vaikutuksia.

Myös TE2024-uudistus sekä seutuyhteistyön organisoituminen tulevat vaikuttamaan jatkossa merkittävästi toimintaan ja talouteen. Näiden lisäksi muut toimintaympäristön nopeat muutokset vaikuttavat siihen, että kaupungin poliittista ja operatiivista johtamisjärjestelmää, organisaatiota sekä tapoja järjestää toiminta, todettiin tarpeelliseksi tarkastella uudestaan taloudelliset reunaehdot huomioiden.
 

Heinolan kaupungin valtuusto hyväksyi muutosohjelman kokouksessaan 12.6.2023 § 33. Muutosohjelma-asiakirja sisältää neljä kärkiteemaa:

1. Sujuva johtaminen ja selkeä kaupunkiorganisaatio

2. Tasapainoinen ja kestävä talous

3. Hyvät palvelut ja tehokkaat toimintatavat

4. Tyytyväinen henkilöstö ja hyvä johtaminen.

Muutosohjelman raportti sisältää sekä johtamisjärjestelmään, organisointiin että talouteen liittyviä muutosehdotuksia.

Valtuusto hyväksyi päätöksessään muutosohjelman ja sen sisältämät keskeiset periaatteet ja edellytti, että talouden ja toiminnan suunnittelu tehdään niiden mukaisesti. Muutosohjelman taloudelliset reunaehdot ovat olleet vuoden 2024 talousarvion laadinnan pohjana ja talousarvio käsitellään 20.11.2023 valtuuston kokouksessa. Lisäksi erillinen selvitys laaditaan rahoitustilanteesta vuoden 2024 ensimmäisen vuosipuoliskon aikana.

Valtuusto hyväksyi myös, että organisointiin liittyvät muutokset tulevat voimaan vuoden 2025 alusta alkaen ja sitä määrittelevä hallintosääntö tuodaan päätettäväksi viimeistään keväällä 2024. Valtuusto päätti kaupungin johtamisjärjestelmästä ja toiminnallisesta organisaatiosta seuraavaa:

- kaupunginhallituksessa ja sen alaisissa lautakunnissa on 9 jäsentä, paitsi lupa- ja valvontalautakunnassa 7 jäsentä ja mikäli jokin lautakunta toimii seudullisena, päätetään sen koosta erikseen

- kaupungin toiminnallinen organisaatio jakautuu kolmeen toimialaan: Hyvinvointi, Kaupunkiympäristö ja Yhteiset palvelut.

Toimeenpanon toteutuksen suunnitelma

Kaupunginjohtajan johtoryhmä on laatinut valmistelujen pohjalta esityslistan liitteenä olevan alustavan aikataulun ja suunnitelman toimeenpanon toteuttamiseksi. Valmistelu on tehty muutosohjelmasuunnitelmassa hyväksyttyjen valtuuston linjausten mukaisesti. Valmisteluprosessi sisältää lisäksi mm. esihenkilöille toteutettavan kyselyn ja työpajan, uusien toimialojen tehtävien ja palvelualuerakenteiden määrittelyä sekä uuden rakenteen mukaisten laskentatunnisteiden määrittelyn.

Alustavan aikataulun mukaan uuden johtamisjärjestelmän mukainen hallintosääntö tuodaan valtuuston hyväksyttäväksi 18.3.2024. Hallintosäännön hyväksymisen jälkeen määritellään uuden organisaation toimialoittaiset palvelualuerakenteet ja vastuuhenkilöt. Tavoitteena on, että jokaisella kaupungin työntekijällä on ennen kesää 2024 selvillä uuden johtamisjärjestelmän mukainen palvelualue, oma esihenkilö ja keskeiset tehtävät.

Tavoitteellinen aikataulu edellyttää valmistelun vastuuttamista. Kaupunginjohtaja vastaa asemavaltansa puolesta koko suunnitelman yhteensovittamisesta ja esittelystä päätöksentekoon. Lisäksi valtuuston linjaamille kokonaisuuksille on tarkoituksenmukaista nimetä vastuuvalmistelijat, jotka osaltaan vastaavat, että kokonaisuus saadaan esitetyssä aikataulussa valmistelluksi.

Kaupunginjohtajan johtoryhmä toimii viranhaltijavalmistelun ohjausryhmänä ja kaupunginhallitusta tiedotetaan säännöllisesti valmistelun etenemisestä ennen kuin asiat tulevat päätöksentekoon. Lisäksi valtuustolle pidetään infojen lisäksi aiheesta helmikuussa oma seminaari.

Tiedoksianto sähköposti nimetyt