kaupunginhallitus
Pöytäkirja 05.06.2023/Pykälä 127

khall 05.06.2023 § 127  

128/02.08.01/2023  

Päätös Kaupunginhallitus päätti äänestysten jälkeen ehdottaa valtuustolle, että valtuusto

1. hyväksyy liitteenä olevan muutosohjelman ja sen sisältämät keskeiset periaatteet ja edellyttää, että talouden ja toiminnan suunnittelu tehdään niiden mukaisesti,

2. päättää, että valtuuston koko on 37 valtuutettua 1.6.2025 alkaen ja

3. päättää kaupungin johtamisjärjestelmästä ja toiminnallisesta organisaatiosta seuraavaa:

a. kaupunginhallituksessa ja sen alaisissa neljässä lautakunnassa on 9 jäsentä ja mikäli jokin lautakunta toimii seudullisena, päätetään sen koosta erikseen,

b. kaupungin toiminnallinen organisaatio jakautuu kolmeen toimialaan: hyvinvointi, kaupunkiympäristö ja yhteiset palvelut,

c. nämä muutokset tulevat voimaan 1.1.2025 ja sitä määrittelevä hallintösääntö tuodaan päätettäväksi viimeistään keväällä 2024.

Kokouksen kulku

Keskustelun kuluessa jäsen Väli-Torala esitti jäsen Ruuthin kannattamana muutosesityksen kohtaan yksi, että kunnallisveroprosentti korotetaan 8,1%:iin (esityksessä 8,2%). Kunnallisveroprosentin korotuksesta suunnitellut säästöt korvataan nostamalla toimialojen tuottavuustavoitetta ja lisäämällä toimialakohtaisia säästöjä.

Puheenjohtaja totesi, että koska asiasta käydyn keskustelun
kuluessa on tehty kannatettu muutosesitys, on
asiasta äänestettävä. Puheenjohtaja esitti, että tarvittava äänestys
toimitetaan Cloudmeetingillä niin, että ne jotka kannattavat
kaupunginjohtajan esitystä äänestävät Jaa ja ne jotka
kannattavat jäsen Väli-Toralan tekemää esitystä äänestävät Ei.

Suoritetussa äänestyksessä annettiin

5 Jaa-ääntä ja
4 Ei ääntä

Puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen äänin 5 vastaan 4 hyväksyneen kaupunginjohtajan esityksen kestävän talouden ohjelman linjauksena kunnallisveron korottamista koskien.  Äänestysluettelo pöytäkirjan liitteenä.

Keskustelun kuluessa jäsen Rajajärvi teki muutosesityksen jäsen Huvisen kannattamana kohtaan kaksi, että valtuuston koko on 37 (esitys 35).

Puheenjohtaja totesi, että koska asiasta käydyn keskustelun
kuluessa on tehty kannatettu muutosesitys, on
asiasta äänestettävä. Puheenjohtaja esitti, että tarvittava äänestys
toimitetaan Cloudmeetingillä niin, että ne jotka kannattavat
kaupunginjohtajan esitystä äänestävät Jaa ja ne jotka
kannattavat Rajajärven tekemää esitystä äänestävät Ei.

Suoritetussa äänestyksessä annettiin

4 Jaa-ääntä ja
5 Ei ääntä

Puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen äänin 4 vastaan 5 hyväksyneen Rajajärven esityksen valtuuston kokoa (37) koskien. Äänestysluettelo pöytäkirjan liitteenä.

Keskustelun kuluessa jäsen Rajajärvi teki myös seuraavan muutosesityksen jäsen Huvisen kannattamana kohdan kolme kohtaan a lautakuntien kokoa koskien: kaupunginhallituksen ja lautakuntien koko on 9 (esitys 7-9).

Puheenjohtaja totesi, että koska asiasta käydyn keskustelun
kuluessa on tehty kannatettu muutosesitys, on
asiasta äänestettävä. Puheenjohtaja esitti, että tarvittava äänestys
toimitetaan Cloudmeetingillä niin, että ne jotka kannattavat
kaupunginjohtajan esitystä äänestävät Jaa ja ne jotka
kannattavat Rajajärven tekemää esitystä äänestävät Ei.

Suoritetussa äänestyksessä annettiin

3 Jaa-ääntä ja
6 Ei ääntä

Puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen äänin 3 vastaan 6 hyväksyneen Rajajärven esityksen kaupunginhallituksen ja lautakuntien kokoa koskien koskien. Äänestysluettelo pöytäkirjan liitteenä.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää ehdottaa valtuustolle, että valtuusto

1. hyväksyy liitteenä olevan muutosohjelman ja sen sisältämät keskeiset periaatteet ja edellyttää, että talouden ja toiminnan suunnittelu tehdään niiden mukaisesti,

2. päättää, että valtuuston koko on 35 valtuutettua 1.6.2025 alkaen ja

3. päättää kaupungin johtamisjärjestelmästä ja toiminnallisesta organisaatiosta seuraavaa:

a. kaupunginhallituksessa ja sen alaisissa neljässä lautakunnassa on 7-9 jäsentä ja mikäli jokin lautakunta toimii seudullisena, päätetään sen koosta erikseen,

b. kaupungin toiminnallinen organisaatio jakautuu kolmeen toimialaan: hyvinvointi, kaupunkiympäristö ja yhteiset palvelut,

c. nämä muutokset tulevat voimaan 1.1.2025 ja sitä määrittelevä hallintösääntö tuodaan päätettäväksi viimeistään keväällä 2024.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija kaupunginjohtaja Jari Parkkonen, puh. 0400 862 977 ja hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Heinolan kaupungin johtamisjärjestelmä ja organisaatio on

muuttunut hyvinvointialueen myötä, kun sosiaali- ja terveyspalvelut siirtyivät hyvinvointialueelle vuoden 2023 alusta. Tällä on ollut myös merkittäviä taloudellisia vaikutuksia. Myös TE2024-uudistus sekä seutuyhteistyön organisoituminen tulevat vaikuttamaan jatkossa merkittävästi toimintaan ja talouteen. Näiden lisäksi muut toimintaympäristön nopeat muutokset vaikuttavat siihen, että kaupungin poliittista ja operatiivista johtamisjärjestelmää, organisaatiota sekä tapoja järjestää toiminta, on todettu tarpeelliseksi tarkastella uudestaan taloudelliset reunaehdot huomioiden.

 Muutoksen toteuttamiseksi on lähdetty laatimaan muutosohjelmaa alkuvuodesta 2023. Muutosohjelmaprosessityötä on edistetty ja toteutettu suunnitelman mukaisesti ja osallistavasti koko alkuvuoden ajan ja prosessin aikana syntynyttä laajaa tausta-aineistoa on jaettu valtuustolle koko prosessin ajan. Prosessiin on osallistettu henkilöstöä, esihenkilöitä sekä luottamushenkilöitä työpajojen ja kyselyiden avulla.

Muutosohjelma-asiakirja sisältää neljä kärkiteemaa:

1. Sujuva johtaminen ja selkeä kaupunkiorganisaatio

2. Tasapainoinen ja kestävä talous

3. Hyvät palvelut ja tehokkaat toimintatavat

4. Tyytyväinen henkilöstö ja hyvä johtaminen.

 Muutosohjelmaa on tehty kolmesta eri näkökulmasta: osuvuuden, sujuvuuden ja talouden näkökulmasta. Muutosohjelmalla ja sen toteutuksella tavoitellaan hyviä palveluita, tehokasta toimintaa, laadukasta päätöksentekoa, yhteistä sitoutumista, tyytyväistä työyhteisöä ja tasapainoista taloutta.

.  Muutosohjelman raportti sisältää sekä johtamisjärjestelmään, organisointiin että talouteen liittyviä muutosehdotuksia. Muutokset huomioidaan osin vuoden 2024 talousarvion laadinnassa ja organisointiin liittyvät muutokset vuoden 2025 alusta alkaen. Ohjausryhmä on kokouksessaan 31.5.2023 hyväksynyt muutosohjelma-asiakirjan eteenpäin vietäväksi.

Esityslistan liitteenä muutosohjelmasuunnitelma.

Jatkokäsittely valtuusto

khall 22.05.2023 § 121 

Päätös Merkittiin tiedoksi.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää merkitä muutosohjelmaprosessin etenemisen tiedoksi

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi

 puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Muutosohjelmaprosessityötä on edistetty ja toteutettu suunnitelman mukaisesti koko alkuvuoden ajan. 28.4.2023 pidettiin valtuustolle seminaari, jossa käsiteltiin kestävän talouden elementtejä, talouden nykytilaa ja talouden sopeuttamisen tarvetta sekä toimenpidevaihtoehtoja, joista tehtiin myös ryhmätöitä.

 Seminaarissa käsiteltyjen talouden skenaarioiden mukaan taloutta tulisi sopeuttaa n. 3-4 milj. euroa. Ryhmätöiden pohjalta käytiin läpi erilaisia sopeuttamiskeinoja ja ne tullaan huomioimaan talousarvion laadintaohjeessa. Valtuusto on osana prosessia käsitellyt taloutta ja talouden suunnittelua erillisessä seminaarissaan myös 16.5., jossa on käyty edelleen läpi talouden tilannekatsausta, talouden haasteita sekä sopeuttamistarpeita ja mahdollisia käytettävissä olevia toimenpiteitä sekä rahoitusta. Seminaarissa esiteltiin myös alustavat linjaukset sopeuttamistarpeet huomioiden vuoden 2024 ja 2025-2026 taloussuunnitelmien laadintaan. Seminaarissa käsitelty aineisto on osa kestävän talouden ohjelman laadintaa.

 28.4. pidetyssä seminaarissa valtuutetuille esiteltiin erilaisia vaihtoehtoja johtaa, toteuttaa ja organisoida toimintaa tulevaisuuden toimintaympäristön muutokset ja vaateet huomioiden. Huomiota kiinnitettiin mm. viranhaltija- ja luottamushenkilöorganisaation toimintaan ja vuoropuheluun ja sen kehittämiseen strategian toteuttamiseksi. Lisäksi pohdittiin operatiivisen ja poliittisen organisaation rakentamisesta mahdollisimman sujuvan päätöksenteon varmistamiseksi. Valtuutetut saivat ryhmätöiden avulla antaa omia evästyksiään eri rakennevaihtoehtojen mallintamiseksi ja nämä on huomioitu johtamisjärjestelmän muodostamista koskevassa esityksessä. Seminaarista laadittu tiedote esityslistan liitteenä. Seminaari- ja ryhmätyöaineistot on jaettu valtuutetuille Teams:ssa.

 Valtuustoryhmien puheenjohtajat kokoontuvat 22.5. pohtimaan johtamisjärjestelmän ja -rakenteen etenemistä sekä valmisteluaikataulua. Prosessi etenee suunnitelmien mukaisesti siten, että talousarvion laadinnan ohjeistukset laaditaan osana kestävän talouden ohjelmaa sopeutukset ja reunaehdot huomioiden. Ohjausryhmä kokoontuu 31.5.2023 käsittelemään loppuraporttia. Esitys valtuustolle 12.6. kokoukseen käsitellään kaupunginhallituksen 5.6. pidettävässä kokouksessa.

Tiedoksianto sähköposti valtuutetut

khall 17.04.2023 § 91 

Päätös Merkittiin tiedoksi.

Asian käsittelyn jälkeen pidettiin tauko klo 17.04-17.08.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää merkitä muutosohjelmaprosessin etenemisen tiedoksi.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi

 puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Muutosohjelmaprosessi on edennyt suunnitelmien mukaisesti. Kaikki työpajat on pidetty. 20.4. pidetään vielä esihenkilöille oma työpaja ja 28.4. valtuustoseminaari. Prosessin aikana syntynyttä aineistoa on tallennettu valtuuston Muutosohjelma Teams-työtilaan.

Tiedoksianto sähköposti valtuutetut

khall 27.03.2023 § 75 

Päätös Merkittiin tiedoksi.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää merkitä muutosohjelmaprosessin etenemisen tiedoksi.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi

 puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Muutosohjelmaprosessi on edennyt suunnitelmien mukaisesti.

 Henkilöstö- ja sidosryhmäkysely on toteutettu ja tuloksia on käsitelty ensimmäisessä työpajassa. Kaupunginjohtaja esittelee yhteenvetoa.

 Ennen huhtikuun työpajoja valtuustoryhmät tapaavat kaupunginjohtajan sekä hallinto- ja kehitysjohtajan, että jokaiselle valtuutetulle tarjotaan mahdollisuus kysyä ja keskustella muutosohjelmaprosessin etenemisestä sekä kulusta. Lisäksi käydään läpi ryhmien omat vastaukset taustakyselyyn.

 Kestävän talouden ohjelman valmistelun tausta-aineistoa kerätään huhtikuun työpajaa varten. Lisäksi muutosohjelman rakenne alkaa hahmottumaan eli mistä eri osa-alueista muutosohjelma todennäköisesti koostuu.

 Muutosohjelman valmistelu etenee alkuperäisessä aikataulussa ja eri tausta-aineistot sekä kuntavertailut saadaan 28.4. valtuustoseminaariin, jonka linjauksien jälkeen tarkastellaan muutosohjelman viimeistelyn ja päätöksenteon aikataulu.

Tiedoksianto sähköposti valtuutetut

khall 13.03.2023 § 60 

Päätös Muutettu päätösehdotus hyväksyttiin.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginjohtaja teki seuraavan muutetun päätösehdotuksen:

Kaupunginhallitus päättää merkitä muutosohjelmaprosessin etenemisen tiedoksi.

Asian käsittelyn jälkeen klo 16.34-16.45 pidettiin tauko.

Alkuperäinen päätösehdotus:

Kaupunginhallitus päättää nimetä neuvotteluryhmän muutosohjelman poliittisen johtamisjärjestelmän osion valmisteluun.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää merkitä muutosohjelmaprosessin etenemisen ja alustavat henkilöstö- ja sidosryhmäkyselyiden tulokset tiedoksi.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi

 puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Muutosohjelmaprosessi on edennyt suunnitelmien mukaisesti. Henkilöstö- ja sidosryhmäkysely on toteutettu ja tuloksia koostetaan. Ensimmäinen työpaja pidetään 13.3. ja kestävän talouden ohjelman valmistelun tausta-aineistoa kerätään.

Tiedoksianto valtuutetut

khall 20.02.2023 § 42 

Päätös Merkittiin muutosohjelmaprosessin eteneminen tiedoksi.

Kaupunginhallitus nimesi työpajoihin seuraavat henkilöt:
Kirsi Lehtimäki, Jouko Rajajärvi, Heimo Riutta,
Fuat Wafin, Henri Saari,
Sanna Karppinen, Ville-Matti Kuusela,
Mikko Rautkoski, Jade Gustafsson,
Mika Mäentalo,
Hanna-Liisa Endén

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. merkitä muutosohjelmaprosessin etenemisen tiedoksi ja

2. nimetä osallistujat työpajoihin.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi

 puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Muutosohjelmaprosessi on lähtenyt liikkeelle suunnitelmien mukaisesti. Ohjausryhmään on aiemmin kaupunginhallituksen päätöksellä nimetty kaupunginhallituksen puheenjohtajisto ja kaupunginjohtajan johtoryhmä.

 Muutosohjelmaprosessi sisältää erilaisia työpajoja, kuten validointityöpajan, muutosohjelmatyöpajan ja talouden työpajan. Tavoitteena on osallistava prosessi, joten työpajoihin tulee nimetä ohjausryhmän lisäksi myös luottamushenkilöedustajia.

 Prosessin aikataulu ja eteneminen esitellään kokouksessa.

Tiedoksianto sähköposti nimetyt edustajat

khall 30.01.2023 § 30 

Päätös Kaupunginhallitus päätti

1.  merkitä asian tiedoksi ja
2. nimetä ohjausryhmään kaupunginhallituksen puheenjohtajiston sekä kaupunginjohtajan johtoryhmän.

Kaupunginhallitus päätti lisäksi
3. että ohjausryhmä raportoi kaupunginhallitukselle työn etenemisestä säännöllisesti.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. merkitä asian tiedoksi ja

2. että johtamisjärjestelmä- ja organisaatiouudistuksen sekä muutosohjelman ohjausryhmänä toimii kaupunginhallituksen puheenjohtajisto ja kaupunginjohtajan johtoryhmä.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi

 puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Heinolan kaupungin johtamisjärjestelmä ja organisaatio on muuttumassa hyvinvointialueen myötä, kun sosiaali- ja terveyspalvelut siirtyivät hyvinvointialueelle vuoden 2023 alusta. Myös TE2024-uudistus sekä seutuyhteistyön organisoituminen tulevat vaikuttamaan kaupungin toimintaan ja talouteen. Lisäksi muut toimintaympäristön nopeat muutokset vaikuttavat siihen, että kaupungin poliittista ja operatiivista johtamisjärjestelmää, organisaatiota sekä tapoja järjestää toiminta, on tarpeen tarkastella uudestaan. Muutoksen toteuttamiseksi on tarkoituksenmukaista laatia muutosohjelma.

Toimintaympäristön muutoksia on arvioitu jo osana kaupungin strategiatyötä keväällä 2022 ja strategia on päivitetty keväällä 2022. Päivitetty strategia toimii myös johtamisjärjestelmätyön ja muutosohjelman pohjana. Kaupungin arvoina ovat välittäminen, uudistuminen ja tuloksellisuus. Erityisesti uudistumisen huomiointi osana johtamisjärjestelmän kehittämistä tulee ottaa huomioon.

Muutosohjelman laatimiseksi on todettu tarpeelliseksi hankkia ulkopuolista asiantuntijatukea. Heinolan kaupunki on pyytänyt tarjouksia 20.12.2022 päivätyllä tarjouspyynnöllä Heinolan kaupungin johtamisjärjestelmä- ja organisaatiouudistukseen ja muutosohjelman laadintaan liittyvästä asiantuntijatyöstä. Tarjousten perusteella asiantuntijapalveluiden toteuttajaksi valittiin KPMG Oy.

Muutosohjelman ja uudistusprosessin työtä ohjaamaan on tarpeen nimetä ohjausryhmä. Prosessiin sisältyy myös eri sidosryhmien osallistamista, työpajoja ja nykytilan ja toimintaympäristön muutosten analysointia. Kaupunginhallitukselle raportoidaan prosessin etenemisestä säännöllisesti. Alustavia tuloksia käsitellään valtuustoseminaarissa 28.4.2023.

Tiedoksianto sähköposti valitut jäsenet