kaupunginhallitus
Pöytäkirja 30.01.2023/Pykälä 22

khall 30.01.2023 § 22  

83/07.00.00/2023  

Päätös Ehdotukset hyväksyttiin.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. hyväksyä liitteenä olevan Tiedonhallinnan ja arkistotoimen toimintaohjeen 2023 sekä

2. kumota kaupunginhallituksen päätöksen 30.12.2016 § 5 koskien Heinolan kaupungin arkisto- ja asiakirjahallinnon ohjeen hyväksymistä ja

3. kumota arkistopäällikön viranhaltijapäätöksen 9.10.2020 § 1 koskien Tiedonhallinnon ohjeen hyväksymistä.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § ja 7 luku 48 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi
puh. 044 780 1420, tiedonhallinnan asiantuntija Mari Nurmia, puh. 050 405 5905, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu  Asiakirjahallinnon järjestäminen kuuluu Arkistolain mukaan kaupunginhallitukselle, joka hyväksyy tiedonhallinnan toimintaohjeen. Toimintaohje on saatettava ajan tasalle organisaation tai toiminnan muuttuessa.

 Heinolan kaupungin edellinen arkisto- ja asiakirjahallinnon ohje on hyväksytty kaupunginhallituksessa 30.12.2016 § 5. Tämän jälkeen on myös laadittu Tiedonhallinnon ohje, joka on hyväksytty arkistopäällikön viranhaltijapäätöksellä 9.10.2020 § 1. Samalla päätöksellä on hyväksytty uusi tehtäväluokitus ja tiedonohjaussuunnitelma.

 Tiedonhallinnan ja arkistoasioiden ohjeistus on nyt uusittu toimintaan ja velvoitteisiin liittyvien muutosten perusteella. Ohjeen  tarkoituksena on ohjata tiedonhallintaa, tiedonohjausta, digitaalisen ja analogisen asiakirjallisen tiedon käsittelyä, rekisterinpitoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Toimintaohjeen avulla myös selkeytetään tiedonhallinnan ja arkistotoimen yleisiä tavoitteita.

 Ohjeistus koskee kaikkia asiakirjallisia aineistoja muodosta riippumatta käsitteleviä viran- ja tehtävänhaltijoita sekä luottamushenkilöitä. Ohjeen lisäksi asiakirjahallinnossa ja tiedonhallinnassa tulee noudattaa myös muita viranomaisen ohjeistuksia ja lainsäädäntöä. Nämä on myös mainittu nyt uusitussa ohjeessa.

Tiedoksianto sähköposti henkilökunta kaikki

  viestintä, verkkosivut