kaupunginhallitus
Pöytäkirja 27.04.2026/Pykälä 91

khall 27.04.2026 § 91  

484/00.01.01.01/2026  

Päätös Kaupunginhallitus päätti hyväksyä liitteenä olevan Sopimushallinnan ohjeen käyttöön ja sovellettavaksi Heinolan kaupungissa.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä olevan Sopimushallinnan ohjeen käyttöön ja sovellettavaksi Heinolan kaupungissa.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija kaupunginlakimies Teppo Joentausta
p. 044 469 4361, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Kuntalain mukaan kunnan hallintosääntöön tulee sisällyttää tarpeelliset määräykset sopimusten hallinnasta. Heinolan kaupungin hallintosäännön 21 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa sopimusvalvonnan järjestämisestä ja antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta. Kaupungilla ei aiemmin ole ollut erillisiä sopimusohjeita, mutta tarve ohjeiden laadinnalle on tunnistettu. Tarpeeseen liittyy myös kuntien lisääntynyt sopimusperusteinen palvelutuotanto, palvelujen ostojen määrä ja ylipäätään hankintojen taloudellinen merkitys.  

Ohjeen valmistelussa on hyödynnetty soveltuvin osin Suomen Kuntaliiton sopimushallinnan ohjeita sekä sopimushallinnan periaatteiden mallipohjaa.

Sopimusten hallinnan tehostamisella arvioidaan saavutettavan sopimushallinnan selkeyttä. Sopimusten hallinnan kehittämisen tarkoituksena on palvelun tuotannon asianmukaisuuden valvonnan lisäksi myös tehostaa johtamista, valvontaa ja riskienhallintaa.

Heinolan kaupungissa ei ole aiemmin ollut omaa erillistä, kaupunkitasoista sopimushallinnan ohjetta, vaan sopimusten hallintaa koskevat keskeiset periaatteet ja menettelyt ovat sisältyneet hajautetusti eri ohjeisiin, kuten hankintaohjeeseen sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteisiin. Nyt laaditulla sopimushallinnan ohjeella kuvataan, mistä osatekijöistä toimiva sopimushallinta muodostuu ja miten sopimushallinta järjestetään.

Sopimushallinnan ohjeella määritellään sopimushallinnan tavoitteet, vastuut ja sopimushallinnan eri osatekijät sekä riskienhallintaa koskevat pääperiaatteet. Toimivalla sopimushallinnalla kaupunki pyrkii myös varmistamaan asemansa tavoiteltuna sopimuskumppanina. Toimivalla sopimushallinnalla pyritään myös siihen, että kaupunki tuntee sopimuskumppaninsa hyvin ja pystyy ennakoivasti sekä nopeasti reagoimaan erilaisiin muutostilanteisiin, erityisesti sopimushallinan ohjeistus vastaa kaupungin omaan tarpeeseen.

Toimiva sopimushallinta edellyttää sopimusprosessien määrittelyä, joilla selkeytetään toimintaa ja eri toimijoiden rooleja, tehtäviä ja vastuita. Toiminnan kannalta merkittävimmät sopimukset tulee tunnistaa ja niiden valmisteluun sekä seurantaan on kiinnitettävä erityistä huomiota. Toimiva sopimushallinta edellyttää myös sähköisen asianhallintajärjestelmän tehokasta hyödyntämistä sekä riittävän sopimusosaamisen varmistamista. Sopimushallinnan ohjeistuksella haetaan erityisesti selkeyttä.

Sopimushallinnan kuvausten tulee kattaa kaikki sopimushallinnan eri osatekijät sekä osatekijöiden toteutumisen tilanne ja havaitut kehittämiskohteet. Kuvaus auttaa sopimushallinnan suunnittelua ja edistää sopimushallinnan johdonmukaista toteuttamista. Kuvauksen tarkoituksena on toimia osoituksena sopimushallinnan järjestämisestä vastuualueella. Lisäksi kuvaus luo perustan sopimushallinnan toimivuuden seurannalle, arvioinnille ja kehittämiselle sekä tukee raportointia sopimushallinnan toteutumisesta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteoissa. Kuvaus auttaa tilintarkastajia heidän arvioidessaan Heinolan kaupungin sopimushallinnan järjestämisen asianmukaisuutta.

Sopimushallinnan ohje on luonteeltaan yleisohje, jolla annetaan kaupunkitasoiset linjaukset sopimusten hallintaan. Erityistilanteissa voidaan antaa täydentäviä, tarkempia ohjeita. Yleisluonteinen ohjeistus mahdollistaa sen, että sopimushallinnan periaatteet säilyvät ajantasaisina toimintaympäristön muuttuessa lähtökohtaisesti kaikissa tilanteissa.

 Esityslistan liitteenä Sopimushallinnan ohje.

Tiedoksianto sähköposti esihenkilöt

  toimialasihteerit (mm. verkkosivut)