kaupunginhallitus
Pöytäkirja 14.04.2025/Pykälä 70

khall 14.04.2025 § 70  

34/02.08.00/2025  

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Keskustelun kuluessa Jäsen Kalmi esitti, että hankintaohjeen s. 5/20 taulukon ylimmälle riville muokataan muotoilu seuraavasti: Kyseessä pienhankinta, jonka kilpailutuksessa käytetään tapauskohtaista harkintaa.

Esitys raukesi kannattamattomana.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä olevan Heinolan kaupungin Hankintaohjeen.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 §  

Valmistelija kaupunginlakimies Teppo Joentausta
p. 044 469 4361, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Kaupunginhallituksen hyväksyttyä 17.2.2025 hankintaohjeen, on ohje aiheuttanut tarpeettomia haasteita arjen toimintaan pienten hankintojen osalta. Hankintaohjeen kirjaimellinen noudattaminen on osoittautunut työlääksi, koska ohjeen noudattaminen vie aikaa pienten hankintojen osalta ja asettaa usein keinotekoisia tarjousten lähettelyjä ja/tai niihin vastausten odottelua, mikä heikentää prosessien tehokkuutta ja aiheuttaa lisää työtä ja byrokratiaa.

Uusittu kaupungin hankintaohje on johtanut pienimpien hankintojen osalta siihen, että hallinnolliset tehtävät ovat lisääntyneet tarpeettomasti, mikä on kuormittanut palvelualojen henkilöstöä ja vienyt resursseja varsinaisista tehtävistä. Erityisesti ns. lisäkilpailutukset ja toisaalta tarjousten raportointi asianhallintajärjestelmään on aiheuttanut kirjaamistoimia ja selvittelyä, mikä ei ole ollut tarkoituksenmukaista. Sen lisäksi kilpailutus kaikkien hankintojen osalta viivästyttää tarpeettomasti hankintoja, varsinkin  ennalta-arvaamattomien ja lisähankintatilanteiden osalta. Myöskään tarpeettomat hintatiedustelut ja niiden dokumentointi asianhallintajärjestelmään eivät palvele kaupungin etua.

Toiminnan tehostamiseksi ja tarpeettomien kilpailutusten välttämiseksi tulee hankintaohjetta päivittää siten, että pienhankintojen osalta kilpailutusvaatimuksia ja näin ollen myös dokumentointivaatimuksia kevennetään ja lievennetään. Toiminnan kannalta on tarkoituksenmukaista muuttaa ohjetta siten, että alle 15 000 euron hankinnoissa tarjousten pyytämisen osalta voidaan käyttää viranhaltijan tai asian valmistelijan tapauskohtaista harkintaa ja vain yli 15 000  euron (25 000  euroon asti) hankinnoissa pyydettäisiin tarjouksia vapaamuotoisesti vähintään kahdelta eri tarjoajalta. Aiemman sanamuodon mukaan kaikista alle 25 000 euron hankinnoista pyydetään tarjoukset.

Tiedoksianto sähköposti esihenkilöt
  toimialasihteerit (verkkosivut)

  viestintä

  kirjaamo

khall 17.02.2025 § 34 

Päätös Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti tehdä muutoksen hankintaohjeen kohtaan 3 pienhankintojen osalta siten, että alle 25 000 euron hankinnasta pyydetään vapaamuotoisesti tarjouksia vähintään kahdelta eri tarjoajalta. (aiempi sanamuoto voi pyytää)

Kaupunginhallitus päätti hyväksyä hankintaohjeen muutoin ehdotuksen mukaisesti.

Asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan toimi kaupunginlakimies Teppo Joentausta klo 16.23-17.05.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä olevan Heinolan kaupungin Hankintaohjeen.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija  kaupunginlakimies Teppo Joentausta
p. 044 469 4361, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Kaupunginhallitus päätti Hankintaohjeen päivittämisestä 27.1.2025 § 18. Hankintaohjeeseen saatiin kuitenkin vielä kommentteja Päijät-Hämeen Yrittäjät ry:ltä, joiden perusteella hankintaohjetta on täsmennetty ja selkeytetty.

Korjattu Hankintaohje esityslistan liitteenä.

Kokouksessa keskustelun ajan asiantuntijana kuultavana kaupunginlakimies Teppo Joentausta.

Tiedoksianto sähköposti esihenkilöt

  viestintä (verkkosivut)

  kirjaamo

khall 27.01.2025 § 18 

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä olevat Heinolan kaupungin hankintaohjeet.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija  kaupunginlakimies Teppo Joentausta
p. 044 469 4361, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu  Hankintaohjeen päivitys on ajankohtainen jo 1.1.2025 voimaan tulleen hallintosäännön päivityksen myötä. Lisäksi ohjeeseen on tehty muutoksia, joilla tuetaan hankintatoiminnan sujuvuutta ja ohjeistuksen täsmällisyyttä. Hankintaohjetta on syytä myös päivittää kansallisen ja EU-lainsäädännön kynnysarvojen päivityksen myötä. Kynnysarvojen osalta tekstiin on tehty lähinnä teknisiä muutoksia.

 Heinolan kaupunki on ohjeistanut aiemmin hankintatoimintaansa hankintaohjeistuksella ja toteuttanut hankintoja ennen vuotta 2025 toimialoilla. Kaupungin hankinnoista saatujen kokemusten, ohjeistuksen käytännön soveltamisen ja hankintaohjeistuksen päivittämistarpeen johdosta, on tullut tarkoituksenmukaiseksi laatia hankintaohje, jossa toimivaltaseikkoja on täsmennetty vastaamaan voimassaolevaa hallintosääntöä. Ohjeessa on sen lisäksi hieman muutettu pienemmissä ns. pienhankinnoista euromääräisiä kilpailutusrajoja. Hankintaohjeessa on myös selkiytetty hankintojen toimintamallia ja prosessia.

 Heinolan kaupungin kaikki hankinnat toteutetaan kyseisen hankintaohjeen mukaisesti. Hankintaohjeen toimintamallit on tarkoitettu sovellettaviksi aina pienhankinnoista kynnysarvot ylittäviin hankintoihin asti.

 EU-kynnysarvon ylittävissä ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa noudatetaan luonnolliseti myös hankintalainsäädäntöä. Heinolan kaupungin hankintaohje on siten lähtökohtaisesti lakia täydentävä toiminnallinen ohje, jolla ei myöskään varsinaisesti ohjata toimielinten ja viranhaltijoiden toimivaltaa hankinta-asioissa, vaikkakin ohjeessa on huomioita hallintosäännön määräykset. Toimivalta hankinta-asioissa määräytyy pääsääntöisesti hallintosäännön ja hallintosäännön liitteiden mukaisesti.

 Uusittu hankintaohje esityslistan liitteenä.

Tiedoksianto sähköposti esihenkilöt

  viestintä (verkkosivut)

  kirjaamo