kaupunginhallitus
Pöytäkirja 10.10.2022/Pykälä 174

khall 10.10.2022 § 174  

1002/00.01.02.00/2022  

Päätös Ehdotukset hyväksyttiin.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus 

Kaupunginhallitus päättää

1. irtisanoa Sarastia Oy:n taloushallinnon ja palkanmaksupalvelun
palvelusopimukset 1.1.2024 alkaen siten, että yhtiö huolehtii kuitenkin vielä v. 2023 tilinpäätökseen ja palkanlaskentaan liittyvistä tehtävistä

2. hyväksyä Provincia Oy:n tarjouksen 30.9.2022 koskien talous- ja henkilöstöpalveluiden tuottamista sekä järjestelmien käyttöönottoa ja

3. käynnistää sopimusneuvottelut Provincia Oy:n kanssa niin, että palvelutuotanto käynnistyy 1.1.2024 ja taloussuunnitteluohjelman käyttöönotto toteutuu jo keväällä 2023.
 

Toimivalta Kuntalaki 39 §

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi

 puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu  Heinolan kaupungin talous- ja henkilöstöhallinnon palveluntuottajana toimii Sarastia Oy. Sarastia on suuri valtakunnallinen toimija ja sen omistajina ovat kunnat ja kuntayhtymät. Yhtiö tuottaa tukipalveluja kunnille ja kuntaomisteisille yhteisöille.

 Heinolan kaupunki on ollut Kuntapro-yhtiön (joka fuusion myötä muuttunut Sarastiaksi) omistaja vuodesta 2018 ja ostanut palveluita tai järjestelmiä yhtiöltä v. 2020 alkaen.

 Heinolan kaupunki on ottanut Sarastia365HR-ohjelman käyttöönsä vuonna 2020 marraskuussa, ulkoistanut tammikuusta 2021 alkaen kirjanpidon, osto- ja myyntireskontran, maksuliikenteen hoitamisen ja vesilaskutuksen Sarastia Oy:lle ja palkanlaskennan 1.12.2021 alkaen. Lisäksi alustavasti on sovittu myös talousjärjestelmän uudistamisesta, joka on kuitenkin viivästynyt useamman vuoden. Talousjärjestelmäuudistus on välttämätön ja projektin tulisi käynnistyä vuoden 2023 alusta.

 Haasteita palvelutuotannossa

 Tehdyn arvioinnin pohjalta kaupungissa on todettu, että palveluntuottajalta ostetun palvelun laatu ei ole täysin vastannut niitä odotuksia, joita HR-järjestelmänvaihdoksessa ja talous- ja palkanlaskennan ulkoistuksessa on asetettu. Kaupungin henkilöstöpalveluiden ja esihenkilöiden sekä talouspalveluiden henkilöstön resurssia on sitoutunut paljon odotettua enemmän HR-järjestelmien tuomien muutosten ja haasteiden vuoksi ja vuonna 2020 käyttöön otetun järjestelmän osalta haasteita on edelleen.

 Talousjärjestelmäuudistuksen viivästyminen on aiheuttanut riskitilanteen puolestaan talouspalveluiden hoitamiseen. Palveluiden laadun ja järjestelmän toimivuuden lisäksi myöskään palveluntuottajan resurssointi ei ole vastannut täysin odotuksia. Tästä on viestitty myös palveluntuottajalle. Valitettavasti vuoropuhelu ei ole juuri tuonut parannusta tilanteeseen.

 Palvelutuotannon vaihtoehdot

 Mikäli kaupunki jää nykyisen palveluntuottajan asiakkaaksi, koituu kaupungille vuosina 2023-2024 joka tapauksessa kustannukset talousjärjestelmän vaihdosta. Odotettavissa on, että taloudellinen panostus järjestelmien vaihdoksiin sitoo kaupungin palveluntuottajan asiakkaaksi useammaksi vuodeksi. Kokemukset HR-järjestelmän käyttöönotosta eivät puolla toisen uuden järjestelmän käyttöönottoa nykyisen palveluntuottajan kanssa. Tuleva talousjärjestelmäuudistus puolestaan tarkoittaa, että ratkaisut palveluntuottajasta on tehtävä ennen järjestelmäuudistuksen käynnistämistä.

 Ennen pitkän tähtäimen päätöksen tekemistä on katsottu järkeväksi selvittää, mitä muita vaihtoehtoja kaupungilla on talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen järjestämiseksi.

 Eri palveluntuottajavaihtoehtojen selvittämiseksi on käyty markkinavuoropuhelua talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista. Vuoropuhelua on käyty Monetra Oy:n, Meita Oy:n sekä Provincia Oy:n kanssa. Vuoropuhelussa on painotettu palveluntuottajien kykyä ja valmiutta ottaa uusia asiakkaita, käytössä olevia järjestelmiä sekä järjestelmien kehittämismahdollisuuksia ja toimintavarmuutta.

 Vuoropuhelun perusteella ja eri toimijoiden järjestelmävaihtoehtojen pohjalta on päädytty siihen, että tarjous on pyydetty seudulliselta yhtiöltä eli Provincia Oy:ltä. Yhtiö toimii Inhouse-periaatteella, ja kaupunki on hankkinut kaupunginhallituksen 29.8.2022 145 § tekemällä päätöksellä Provincia Oy:n osakkeita 10 kpl.

 Kaupunki on saanut Provincia Oy:ltä tarjouksen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden tuottamisesta ja järjestelmistä 27.9.2022 ja sitä on täydennetty 30.9.2022. Tarjous kaupunginhallituksen Teams-työtilassa oheisaineistoineen.  

 Tarjous sisältää sekä uusien järjestelmien käyttöönottoprojektit siten, että palvelu käynnistyisi 1.1.2024 lukuun ottamatta taloussuunnitteluohjelman käyttöönottoa, joka tapahtuisi jo v. 2023. Tarjous sisältää käyttöönottoprojektin lisäksi myös arvioidut jatkuvan palvelun kustannukset ja palvelukuvauksen. 

 Käyttöönottoprojektin kustannukset (talous- ja henkilöstöpalvelut) kokonaisuudessaan ovat arviolta n. 334 t euroa ja jatkuvan palvelun kustannukset talouspalveluissa n. 234 t euroa ja henkilöstöpalveluiden osalta 222 t euroa. Lisäksi tarjous sisältää vesilaskutuksen sekä pääkäyttäjätehtävien kustannukset. Jatkuvan palvelun kustannuksista sovitaan tarkemmin erikseen ja perustuu yhtiön vuosittain tarkistettavaan suoritekohtaiseen hinnoitteluun.

 Tarjouksen sisältöä selostetaan tarkemmin kokouksessa.

 Nykyisen palveluntuottajan palvelusopimuksessa määritellyn palvelun irtisanomisaikana on mahdollista käynnistää palvelutuotannon siirto uudelle palveluntuottajalle ja järjestää uusien tietojärjestelmien käyttöönotto.
 

Tiedoksianto virallinen ote  Provincia Oy/Anna-Kaisa Packalen

   Sarastia Oy/Mika Kantola

   Talouspalvelut

   Henkilöstöpalvelut