kaupunginhallitus
Pöytäkirja 14.08.2023/Pykälä 160

khall 14.08.2023 § 160  

446/07.00.00/2023  

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä olevan Sähköisen arkistoinnin ohjeen sekä ohjeen liitteinä olevat Sähköisen arkistoinnin tiekartan ja seulontaohjeen.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi
puh. 044 780 140, etunimi.sukunimi@heinola.fi, tiedonhallinnan asiantuntija Mari Nurmia, puh. 050 405 5905  etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) antaa raamit myös sähköisen asioinnin, säilyttämisen ja arkistoinnin toteuttamiseen. Ohjaava toimielin on valtiovarainministeriön alainen Tiedonhallintalautakunta. Julkishallinnon pysyvän sähköisen arkistoinnin määräykset ja ohjaukset antaa Kansallisarkisto sekä määräaikaisesti säilytettäviin asiakirjoihin Tiedonhallintalautakunta.

 Heinolan kaupunki määritellään yhdeksi tiedonhallintayksiköksi.  Tiedonhallintayksikkö ja kaupungin sisäinen asiakirjahallinto määritellään hallintosäännön 7. luvussa. Tiedonhallintayksiköllä tarkoitetaan viranomaista, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti.

 Arkistonmuodostaja on yksityinen henkilö tai yhteisö, jonka tehtävien hoitamisesta ja toiminnasta on syntynyt tai syntyy yksi tai useampi arkisto. Arkistotoimi on puolestaan arkistolaissa mainittu organisaation toimija, jonka tehtävänä on varmistaa asiakirjatiedon käytettävyys ja säilyminen, huolehtia tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja tuhota tarpeeton tieto.

 Heinolan kaupunki on yksi tiedonhallintayksikkö, arkistonmuodostaja ja arkistotoimija. Kaupunginhallituksen vastuulla on järjestää tiedonhallinta lain vaatimusten mukaisesti. Heinolan kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalaissa (906/2019) säädetyt vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kaupungin eri tehtävissä.

 Hallintosäännön 7. luvun noudattamiseen antaa tarkemmat ohjeistukset tiedonhallinnan ja arkistotoimen toimintaohje joka on hyväksytty kaupunginhallituksen kokouksessa 30.1.2023 (22 §).

 Edellä maintun ohjeen lisäksi on kuitenkin tarkoituksenmukaista ohjestaa sähköistä arkistointia erillisellä ja täsmällisemmällä ohjeella.

 Sähköisellä arkistoinnilla tarkoitetaan erillistä, SÄHKE2 vaatimukset täyttävää, sähköisten asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen ja pysyvään arkistointiin soveltuvaa järjestelmää. Heinolan kaupungilla on  käytössä kaksi SÄHKE2 vaatimukset täyttävä

arkistojärjestelmää, Visman X-Archive (tekniset piirustukset, osittain henkilöstöhallinto) ja Innofactorin Dynasty Arkisto (hallinnolliset asiat). Myös muita, toimialoille erityisesti räätälöityjä ja heidän ohjelmiinsa sopivia sähköisen arkistoinnin ratkaisuja voidaan ottaa käyttöön yhteistyössä tiedonhallinnan asiantuntijan kanssa.

Sähköinen arkistointi ja sen kehittäminen kokonaisuutena on yksi viidestä Heinolan kaupungin digitiekartan kärkiteemasta. Digitiekartan tarkoituksena on tuoda läpinäkyvyyttä ja lisätä tietoisuutta digitalisaation edistämisestä. Sen toimenpiteillä pyritään myös täyttämään digitalisaatioon liittyvän lainsäädännön vaatimukset. Kaupunginhallitus on hyväksynyt digitiekartan kokouksessaan 25.4.2022 (69 §).

Parhaimmillaan hyvin suunniteltu ja ohjeistettu sähköinen (digitaalinen) arkistointi kattaa tiedon koko elinkaaren asiakirjan luomisesta sen tuhoamiseen tai arkistointiin.

Kun kehitetään digitaalisia palveluja ja prosesseja, on tiedonhallinta suuressa roolissa: miten ja missä tieto luodaan, säilytetään, tuhotaan ja arkistoidaan? Samalla pitää huomioida julkisuuslain sekä erityislakien vaateet tiedon salassapidosta ja suojaamisesta.

Siksi poikkihallinnollinen sähköisen arkistoinnin suunnittelu on oleellista ja työn tueksi on laadittu ohje, jossa annetaan suuntaviivoja sähköisen arkistoinnin käyttöön ottamiseksi.

Esityslistan liitteenä Sähköisen arkistoinnin ohje.Sähköisen arkistoinnin ohjeen liitteenä on myös seulontaohje paperiaineistoille sekä suuntaa-antava tiekartta tulevaisuuteen.

Arkistolaki on uudistumassa, joten ohjeeseen tullee päivitystarvetta ensi vuoden aikana. Kun päivitystä tehdään, otetaan käsittelyyn myös jo aikaisemmin kaupunginhallituksessa hyväksytty tiedonhallinnan ja arkistotoimen ohje (83/2023, kh 30.1.2023 § 22) sekä muokataan arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja tiedonohjaussuunnitelma (TOS) vaatimusten mukaisiksi.

Tiedoksianto sähköposti toimialajohtajat, henkilökunta kaikki