kaupunginhallitus
Pöytäkirja 22.05.2023/Pykälä 121

khall 22.05.2023 § 121  

128/02.08.01/2023  

Päätös Merkittiin tiedoksi.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää merkitä muutosohjelmaprosessin etenemisen tiedoksi

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi

 puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Muutosohjelmaprosessityötä on edistetty ja toteutettu suunnitelman mukaisesti koko alkuvuoden ajan. 28.4.2023 pidettiin valtuustolle seminaari, jossa käsiteltiin kestävän talouden elementtejä, talouden nykytilaa ja talouden sopeuttamisen tarvetta sekä toimenpidevaihtoehtoja, joista tehtiin myös ryhmätöitä.

 Seminaarissa käsiteltyjen talouden skenaarioiden mukaan taloutta tulisi sopeuttaa n. 3-4 milj. euroa. Ryhmätöiden pohjalta käytiin läpi erilaisia sopeuttamiskeinoja ja ne tullaan huomioimaan talousarvion laadintaohjeessa. Valtuusto on osana prosessia käsitellyt taloutta ja talouden suunnittelua erillisessä seminaarissaan myös 16.5., jossa on käyty edelleen läpi talouden tilannekatsausta, talouden haasteita sekä sopeuttamistarpeita ja mahdollisia käytettävissä olevia toimenpiteitä sekä rahoitusta. Seminaarissa esiteltiin myös alustavat linjaukset sopeuttamistarpeet huomioiden vuoden 2024 ja 2025-2026 taloussuunnitelmien laadintaan. Seminaarissa käsitelty aineisto on osa kestävän talouden ohjelman laadintaa.

 28.4. pidetyssä seminaarissa valtuutetuille esiteltiin erilaisia vaihtoehtoja johtaa, toteuttaa ja organisoida toimintaa tulevaisuuden toimintaympäristön muutokset ja vaateet huomioiden. Huomiota kiinnitettiin mm. viranhaltija- ja luottamushenkilöorganisaation toimintaan ja vuoropuheluun ja sen kehittämiseen strategian toteuttamiseksi. Lisäksi pohdittiin operatiivisen ja poliittisen organisaation rakentamisesta mahdollisimman sujuvan päätöksenteon varmistamiseksi. Valtuutetut saivat ryhmätöiden avulla antaa omia evästyksiään eri rakennevaihtoehtojen mallintamiseksi ja nämä on huomioitu johtamisjärjestelmän muodostamista koskevassa esityksessä. Seminaarista laadittu tiedote esityslistan liitteenä. Seminaari- ja ryhmätyöaineistot on jaettu valtuutetuille Teams:ssa.

 Valtuustoryhmien puheenjohtajat kokoontuvat 22.5. pohtimaan johtamisjärjestelmän ja -rakenteen etenemistä sekä valmisteluaikataulua. Prosessi etenee suunnitelmien mukaisesti siten, että talousarvion laadinnan ohjeistukset laaditaan osana kestävän talouden ohjelmaa sopeutukset ja reunaehdot huomioiden. Ohjausryhmä kokoontuu 31.5.2023 käsittelemään loppuraporttia. Esitys valtuustolle 12.6. kokoukseen käsitellään kaupunginhallituksen 5.6. pidettävässä kokouksessa.

Tiedoksianto sähköposti valtuutetut

khall 17.04.2023 § 91 

Päätös Merkittiin tiedoksi.

Asian käsittelyn jälkeen pidettiin tauko klo 17.04-17.08.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää merkitä muutosohjelmaprosessin etenemisen tiedoksi.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi

 puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Muutosohjelmaprosessi on edennyt suunnitelmien mukaisesti. Kaikki työpajat on pidetty. 20.4. pidetään vielä esihenkilöille oma työpaja ja 28.4. valtuustoseminaari. Prosessin aikana syntynyttä aineistoa on tallennettu valtuuston Muutosohjelma Teams-työtilaan.

Tiedoksianto sähköposti valtuutetut

khall 27.03.2023 § 75 

Päätös Merkittiin tiedoksi.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää merkitä muutosohjelmaprosessin etenemisen tiedoksi.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi

 puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Muutosohjelmaprosessi on edennyt suunnitelmien mukaisesti.

 Henkilöstö- ja sidosryhmäkysely on toteutettu ja tuloksia on käsitelty ensimmäisessä työpajassa. Kaupunginjohtaja esittelee yhteenvetoa.

 Ennen huhtikuun työpajoja valtuustoryhmät tapaavat kaupunginjohtajan sekä hallinto- ja kehitysjohtajan, että jokaiselle valtuutetulle tarjotaan mahdollisuus kysyä ja keskustella muutosohjelmaprosessin etenemisestä sekä kulusta. Lisäksi käydään läpi ryhmien omat vastaukset taustakyselyyn.

 Kestävän talouden ohjelman valmistelun tausta-aineistoa kerätään huhtikuun työpajaa varten. Lisäksi muutosohjelman rakenne alkaa hahmottumaan eli mistä eri osa-alueista muutosohjelma todennäköisesti koostuu.

 Muutosohjelman valmistelu etenee alkuperäisessä aikataulussa ja eri tausta-aineistot sekä kuntavertailut saadaan 28.4. valtuustoseminaariin, jonka linjauksien jälkeen tarkastellaan muutosohjelman viimeistelyn ja päätöksenteon aikataulu.

Tiedoksianto sähköposti valtuutetut

khall 13.03.2023 § 60 

Päätös Muutettu päätösehdotus hyväksyttiin.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginjohtaja teki seuraavan muutetun päätösehdotuksen:

Kaupunginhallitus päättää merkitä muutosohjelmaprosessin etenemisen tiedoksi.

Asian käsittelyn jälkeen klo 16.34-16.45 pidettiin tauko.

Alkuperäinen päätösehdotus:

Kaupunginhallitus päättää nimetä neuvotteluryhmän muutosohjelman poliittisen johtamisjärjestelmän osion valmisteluun.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää merkitä muutosohjelmaprosessin etenemisen ja alustavat henkilöstö- ja sidosryhmäkyselyiden tulokset tiedoksi.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi

 puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Muutosohjelmaprosessi on edennyt suunnitelmien mukaisesti. Henkilöstö- ja sidosryhmäkysely on toteutettu ja tuloksia koostetaan. Ensimmäinen työpaja pidetään 13.3. ja kestävän talouden ohjelman valmistelun tausta-aineistoa kerätään.

Tiedoksianto valtuutetut

khall 20.02.2023 § 42 

Päätös Merkittiin muutosohjelmaprosessin eteneminen tiedoksi.

Kaupunginhallitus nimesi työpajoihin seuraavat henkilöt:
Kirsi Lehtimäki, Jouko Rajajärvi, Heimo Riutta,
Fuat Wafin, Henri Saari,
Sanna Karppinen, Ville-Matti Kuusela,
Mikko Rautkoski, Jade Gustafsson,
Mika Mäentalo,
Hanna-Liisa Endén

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. merkitä muutosohjelmaprosessin etenemisen tiedoksi ja

2. nimetä osallistujat työpajoihin.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi

 puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Muutosohjelmaprosessi on lähtenyt liikkeelle suunnitelmien mukaisesti. Ohjausryhmään on aiemmin kaupunginhallituksen päätöksellä nimetty kaupunginhallituksen puheenjohtajisto ja kaupunginjohtajan johtoryhmä.

 Muutosohjelmaprosessi sisältää erilaisia työpajoja, kuten validointityöpajan, muutosohjelmatyöpajan ja talouden työpajan. Tavoitteena on osallistava prosessi, joten työpajoihin tulee nimetä ohjausryhmän lisäksi myös luottamushenkilöedustajia.

 Prosessin aikataulu ja eteneminen esitellään kokouksessa.

Tiedoksianto sähköposti nimetyt edustajat

khall 30.01.2023 § 30 

Päätös Kaupunginhallitus päätti

1.  merkitä asian tiedoksi ja
2. nimetä ohjausryhmään kaupunginhallituksen puheenjohtajiston sekä kaupunginjohtajan johtoryhmän.

Kaupunginhallitus päätti lisäksi
3. että ohjausryhmä raportoi kaupunginhallitukselle työn etenemisestä säännöllisesti.

Esittelijä kaupunginjohtaja Parkkonen, Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. merkitä asian tiedoksi ja

2. että johtamisjärjestelmä- ja organisaatiouudistuksen sekä muutosohjelman ohjausryhmänä toimii kaupunginhallituksen puheenjohtajisto ja kaupunginjohtajan johtoryhmä.

Toimivalta Heinolan kaupungin hallintosääntö 5 luku 22 § 

Valmistelija hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi

 puh. 044 780 1420, etunimi.sukunimi@heinola.fi

Valmistelu Heinolan kaupungin johtamisjärjestelmä ja organisaatio on muuttumassa hyvinvointialueen myötä, kun sosiaali- ja terveyspalvelut siirtyivät hyvinvointialueelle vuoden 2023 alusta. Myös TE2024-uudistus sekä seutuyhteistyön organisoituminen tulevat vaikuttamaan kaupungin toimintaan ja talouteen. Lisäksi muut toimintaympäristön nopeat muutokset vaikuttavat siihen, että kaupungin poliittista ja operatiivista johtamisjärjestelmää, organisaatiota sekä tapoja järjestää toiminta, on tarpeen tarkastella uudestaan. Muutoksen toteuttamiseksi on tarkoituksenmukaista laatia muutosohjelma.

Toimintaympäristön muutoksia on arvioitu jo osana kaupungin strategiatyötä keväällä 2022 ja strategia on päivitetty keväällä 2022. Päivitetty strategia toimii myös johtamisjärjestelmätyön ja muutosohjelman pohjana. Kaupungin arvoina ovat välittäminen, uudistuminen ja tuloksellisuus. Erityisesti uudistumisen huomiointi osana johtamisjärjestelmän kehittämistä tulee ottaa huomioon.

Muutosohjelman laatimiseksi on todettu tarpeelliseksi hankkia ulkopuolista asiantuntijatukea. Heinolan kaupunki on pyytänyt tarjouksia 20.12.2022 päivätyllä tarjouspyynnöllä Heinolan kaupungin johtamisjärjestelmä- ja organisaatiouudistukseen ja muutosohjelman laadintaan liittyvästä asiantuntijatyöstä. Tarjousten perusteella asiantuntijapalveluiden toteuttajaksi valittiin KPMG Oy.

Muutosohjelman ja uudistusprosessin työtä ohjaamaan on tarpeen nimetä ohjausryhmä. Prosessiin sisältyy myös eri sidosryhmien osallistamista, työpajoja ja nykytilan ja toimintaympäristön muutosten analysointia. Kaupunginhallitukselle raportoidaan prosessin etenemisestä säännöllisesti. Alustavia tuloksia käsitellään valtuustoseminaarissa 28.4.2023.

Tiedoksianto sähköposti valitut jäsenet